Achiziții SEAP pentru primării și instituții: 9 întrebări pe care le primim des

Lucrăm constant cu referenți de achiziții din primării, școli, spitale și regii autonome, iar întrebările care revin cel mai des sunt aproape mereu aceleași. Am strâns aici răspunsurile directe, fără formulări administrative inutile, ca să economisești timp la următoarea solicitare de ofertă.

1. Sub ce coduri CPV vă găsim în catalog?

Cele mai folosite sunt 22462000-6 (materiale publicitare tipărite), 35261000-1 (panouri de informare) și 39154100-7 (sisteme de expoziție). Dacă achiziția ta e mixtă (de exemplu bannere plus roll-up-uri plus plăci de semnalizare), le putem grupa într-o singură ofertă pe mai multe coduri, ca să nu faci trei solicitări separate.

2. Ce facem dacă produsul de care avem nevoie nu apare exact în catalogul electronic?

Ni se întâmplă frecvent la kituri de vizibilitate PNRR sau seturi de semnalistică internă cu specificații foarte punctuale (dimensiuni neuzuale, text obligatoriu din manualul de identitate vizuală). În aceste cazuri nu trebuie să renunți la achiziție prin catalogul SEAP – ne trimiți cerința exactă și publicăm pachetul personalizat, de regulă în aceeași zi.

3. Se poate plăti prin cont de Trezorerie?

Da, fără excepție. Operăm cu conturile de Trezorerie necesare decontărilor legale ale instituțiilor publice, exact cum prevăd normele de execuție bugetară.

4. Care e termenul de plată acceptat?

Standard lucrăm cu 30 de zile de la recepție, sau conform termenului stabilit explicit în contractul de achiziție/comanda fermă, dacă acesta e diferit.

5. Emiteți RO e-Factura?

Da, facturarea se transmite automat prin sistemul național RO e-Factura, conform obligațiilor fiscale în vigoare pentru relația cu instituțiile publice.

6. Cât durează de la comandă la livrare?

Pentru majoritatea produselor standard (bannere, roll-up-uri, panouri PVC), producția e gata în maxim 24-48 de ore lucrătoare de la confirmarea comenzii și validarea fișierului grafic. Pentru comenzi mari sau materiale la cerere speciale, termenul se stabilește punctual în ofertă.

7. Ce facem pentru proiectele cu finanțare europeană (PNRR, fonduri structurale)?

Producem panouri temporare de șantier, plăci permanente de informare și autocolante conform manualului de identitate vizuală (MIV) specific fiecărui program de finanțare, respectând poziționarea siglelor, proporțiile și textele obligatorii. Folosim print UV, ceea ce garantează rezistența culorilor pe toată perioada de monitorizare și sustenabilitate a proiectului, care poate ajunge la câțiva ani după finalizare.

8. Puteți emite ofertă cu semnătură electronică pentru încărcare directă în SEAP?

Da, ofertele noastre sunt emise în format digital, semnate electronic, gata de atașat direct la solicitarea de ofertă din platformă, fără pași suplimentari din partea instituției.

9. Ce se întâmplă dacă avem o urgență (eveniment, control, vizită oficială)?

Pentru situații cu termen foarte scurt, sunați direct înainte de a genera solicitarea de ofertă – de multe ori putem prioritiza producția aceeași zi pentru materiale simple (bannere, afișe, roll-up-uri).

10. Ce documente însoțesc livrarea, pentru dosarul de achiziție?

Fiecare livrare este însoțită de factura fiscală (transmisă și prin RO e-Factura), aviz de însoțire a mărfii și, la cerere, proces-verbal de recepție semnat de reprezentantul nostru la livrare. Aceste documente acoperă cerințele standard de dosar pentru orice control ulterior al achiziției.

11. Livrăm în mai multe locații ale aceleiași instituții (subunități, filiale)?

Da, frecvent la primării cu mai multe sate arondate sau la rețele de școli/dispensare dintr-un județ. Putem livra direct la fiecare punct de lucru, cu facturare centralizată pe instituția contractantă sau, dacă achiziția o cere, cu facturare separată pe fiecare subunitate.

12. Oferiți garanție pentru materialele produse?

Da – pentru bannere și materiale outdoor, garantăm rezistența culorii la radiație UV pe durata declarată a materialului (variază în funcție de tipul de suport, de la 1-2 ani pentru materiale monomerice temporare până la peste 5 ani pentru Alucobond sau folii polimerice laminate). Orice defect de producție constatat în perioada de garanție se remediază fără costuri suplimentare pentru instituție.

13. Putem solicita mostre înainte de a plasa comanda finală?

Pentru comenzi de valoare mare sau materiale de identitate vizuală care trebuie să respecte exact un manual (culori, proporții, poziționare siglă), putem trimite o mostră fizică la scară redusă înainte de producția integrală, pentru validare de către instituție. Acest pas se recomandă mai ales pentru primul contract cu un furnizor nou, ca să eviți surprize la livrarea comenzii complete.

14. Ce se întâmplă dacă achiziția face parte dintr-un proiect cu mai multe etape de finanțare?

Pentru proiecte derulate în etape (de exemplu vizibilitate inițială la semnarea contractului, apoi actualizare la finalizare, apoi placă permanentă la recepția finală), putem programa din start cele trei livrări conform calendarului proiectului, cu facturare separată pentru fiecare etapă dacă bugetul instituției o cere astfel. Menționează calendarul complet al proiectului la prima discuție, ca să putem planifica producția din timp și să evităm întârzieri la etapele critice (de regulă cele legate de audit sau control).

15. Lucrați și cu instituții din alte județe, nu doar din zona noastră?

Da, livrăm la nivel național, indiferent de județul instituției contractante. Pentru comenzi care necesită montaj la fața locului (panouri mari, semnalistică permanentă), coordonăm echipa de montaj direct cu programul instituției, astfel încât intervenția să nu perturbe activitatea curentă.

16. Ce facem dacă instituția are un manual de identitate vizuală foarte strict?

Solicităm manualul complet (MIV) încă din faza de ofertă, nu abia la producție. Verificăm punctual codurile de culoare Pantone sau CMYK indicate, proporțiile obligatorii ale siglelor și distanțele minime de siguranță impuse de finanțator, apoi confirmăm în scris conformitatea înainte de a intra în producția integrală – acest pas elimină riscul unei respingeri la controlul ulterior al proiectului din cauza unei nepotriviri minore de culoare sau proporție.

Pentru orice altă întrebare legată de o achiziție prin SEAP/SICAP, scrieți-ne la contact@AdBanner.ro sau sunați la 0750.473.111 – răspundem de regulă în aceeași zi lucrătoare.